手書き帳票処理の効率化にお困りではないでしょうか。
“業務デジタル化”といった潮流のなかで、
「自社にもデジタル技術を取り入れたい、しかし業務に合うソリューションがない…」と焦る企業も少なくありません。
完全デジタル化は難しい、という業務は世の中にごまんとあり、紙帳票処理もそのうちの一つです。
しかし、100％アナログだけの業務プロセスは、企業の発展を妨げる要因に。
そのなかで今、紙とデジタルを掛け合わせ、業務効率化を図るという、新たな選択肢が登場しています。
今、企業がやるべき「業務のデジタル化」
アナログな業務をデジタルへ
社会や市場が、雪崩を打つようにデジタル化しつつあります。
もちろん、企業も“デジタル化の取り組み”の必要性に迫られています。
企業におけるデジタル化の取り組みとは、アナログな業務プロセスをデジタルへと置き換え、業務を効率化すること。
一言でいうと「業務のデジタル化」です。
デジタル対応が難しい“紙帳票”
業務デジタル化の最も分かりやすい例は、ペーパーレス化ではないでしょうか。
業務で使用する紙媒体を、タブレット等のデジタル技術へと置き換えることで、“手で書く”作業や“紙の内容をPCへ打ち込む”作業を削減し、業務プロセスをデジタル化しています。
しかし業務上、デジタル化が難しい紙も存在します。
たとえば、取引先との間でフォーマットが決まっている帳票や、電子機器を持ち込めない場所で使用する帳票など。
それゆえに、こういったリアルな現場の課題を解決できる「紙×デジタル」のソリューションが注目されつつあるのです。
紙へと手書きする作業のメリット・デメリット
そもそも「手書き」の需要は続いているのは何故でしょうか。
もちろん、先ほどもお伝えしたように、「デジタルへの置き換えが難しい」という理由もあるでしょう。
しかしそれだけではなく、手書きには手書きの良さというものがあるために、今でも紙帳票を扱っている企業も多いのではないか、と推測されます。
手書き作業のメリットを挙げてみましょう。
【メリット】
電源やネットワークを気にする必要がない
紙媒体は、デジタル機器と違って電源やネットワークを気にする必要がなく、どこでも気軽に使用できます。
場所の制限を受けにくいだけでなく、充電やWi-Fiがなく記入できない、といったトラブルも起こりません。
手書きは記憶にのこりやすい
「デジタル媒体よりも紙媒体を使ったほうが記憶に残りやすい」ということは、さまざまな研究で明らかとなっています。
認知症予防として「文字を書く」というトレーニングがあるように、手で書くという行為自体が、タップの操作やキーボード入力やよりも記憶に残りやすい動作なのです。
特別な知識を必要としない
IT機器の操作は専門知識が必要であることもしばしば。
紙に書くという作業は特別なスキルを必要とせず、サッと記入できる良さがあります。
では、手書きのデメリットも考えてみましょう。
【デメリット】
データ活用する際は入力作業が必須になる
Excel等にデータをまとめる、となった際は紙に書かれた内容を入力・転記する作業が発生します。
情報共有に時間がかかる
現場などで記入した紙を共有する際は、オフィスへと持ち帰る移動時間がかかるため、共有までに時間を要します。
写真の入れ込みが不可能
点検票や報告書には、現場の写真が必要である場合が多いのですが、紙の場合は写真を印刷して貼る、もしくは別途メールで送付するという手間が発生します。
デジタル化という波の中で、淘汰されつつある手書き帳票。
しかし今でも「紙に手書き派」は多く、現場で扱う点検票・報告書は手書きで作成している企業も多く見受けられます。
かくいう筆者も、社内点検業務に携わっていたころは「紙帳票へ手書き」する派でした。
サッと手書きできる紙の方が、どこでも使えて利便性が高い、と感じていたからです。
手書き紙帳票 × 文字のデータ化 で業務効率化を実現
紙×デジタル、つまり「手書き帳票×文字のデータ化」とは、帳票を手書きするプロセスは残しつつ、その他のプロセスをデジタル化すること。
紙帳票を使った方が効率的、もしくは紙帳票を使わざるを得ない場所では、この「紙×デジタル」のソリューションの活用がオススメです。
紙をデータ化できるのはAI-OCRだけではない
紙の文字をデータ化するとなると、多くの人がAI-OCRを思い浮かべるのではないでしょうか。
AI-OCRは一度に多くの紙をデータ化できること、そしてAIが搭載されていることによる高性能さが売りの技術。
ただし、文字をデータ化する場合は、帳票を複合機などで読み取る必要があります。
そのため、工場などの現場などで紙帳票を扱う業務の場合は、一度オフィスへ紙を持ち帰る必要が発生します。
帳票に手書きするだけで文字をデータ化する『onboard』
現場や工場で作成した紙帳票を、その場でデータ化したい場合は、『onboard』の活用がオススメです。
onboardは、現場で記入した帳票の内容をサーバーへ送ることで、手書き文字をテキストデータ化できるソリューションです。
使用方法は簡単。
専用のボードの上に付属のボールペンで、いつも通り紙帳票を記入。
そうすると、ボード内に筆跡データが蓄積されるため、それを専用のサーバーへとスマホ経由で送信するだけ。
サーバーへ送られた文字（筆跡）のデータは、自動でテキストデータへと変換されます。
テキストデータ変換後は、excelやjsonデータへの抽出がボタン一つで完了。
もちろん手書きのPDFデータのダウンロードも可能です。
「記入」「送信」「保存」といった3ステップで、手書き文字のデータ化が実現するのです。
▼ onboardにて文字をデータ化するプロセス
※クリック／タップで拡大
なによりも、これまで使用していた紙帳票がそのまま使えるため、導入時に現場の負担になりにくいことが大きなメリットです。
今の「紙帳票へ記入」というプロセスを変えずとも、効果的なデジタル化に取り組めるonboardは、業務デジタル化の方法に困っている企業にぴったりのソリューションです。
また、基本操作もシンプルですので、IT機器に慣れていない人でも抵抗感なく利用できます。
従来の業務の流れとほぼ変わりない、ということも、現場にとって優しいデジタル化だといえるのではないでしょうか。
実際に使用してみた感想は、以下の記事にて紹介しておりますので、
ぜひこちらもご覧ください！
onboardの詳細は、こちらのページをご覧ください。
まとめ
紙帳票とデジタルをうまく組み合わせることで、業務のデジタル化を推進するソリューション『onboard』。
手書きのプロセスはそのままに、単純な入力作業を削減して業務効率化を図れるため、幅広い業界・現場にて導入されています。
興味をお持ちいただけましたら、ぜひオンラインデモ・無料トライアルをお試しください！
商品に関するご相談・お問合せはこちら
オンライン相談実施中！
弊社より無理な売り込みはいたしません。
お気軽にご連絡ください。
おすすめ記事
