新型コロナウイルス感染症の急速拡大によって、窮地に立たされた企業は少なくありません。
今回のようなパンデミックのほか、自然災害、暴動などといった緊急事態は、いつ何時起こるか分かりません。
そういった万一の出来事に備えるため、「BCP対策」の重要性が浮き彫りとなっています。
BCP対策は、従業員や事業を守るために不可欠なものです。
本記事では、このBCP対策について詳しく紹介していきます。
BCP対策とは
BCPとは、〈Business Continuity Plan〉の頭文字をとった言葉で「事業継続計画」という意味です。
自然災害や事故、事件、疫病のまん延、暴動など、不可抗力の事態が発生した際に、従業員の安全を確保して事業を継続できるよう、行動指針や手順などを定めておくことをいいます。
BCP対策をしておくことにより、緊急事態で業務が停止してしまったとしても、速やかに業務復旧の対応ができるのです。
BCP対策が重要である理由
上述のとおり、BCPは事業継続を脅かすリスクに備え、被害を最小限に抑えつつ、早急な事業復旧を行うための対策です。
これだけでも、BCP策定の重要性はご理解いただけるかと思います。
しかし、対策に講じるべき理由はそれだけではありません。
従業員や顧客の安全を確保するため
企業は、従業員が常に安全かつ健康で業務に従事できる環境を、整えておく義務があります。
これを「安全配慮義務」といいます。
事業復旧、そして継続を図るためにも、人命保護を最優先に動けるようにしておかなければなりません。
ステークホルダーの信頼に関わるため
事業停止は、ステークホルダー全体に大きな影響を与えます。
迅速な対応によって、事業復旧・顧客への対応ができれば、ステークホルダーから信頼を得ることができますが、逆もまた然り。
策定が不十分だったせいで事業復旧が遅れてしまった場合は、周囲からの信頼が揺らぐことになりかねません。
会社の損害を最小限に抑えるため
当然のことながら、事業の再開が早ければ早いほど、会社の損害を少なくできます。
機会損失や、顧客流出のといったリスクを抑えるためにも、復旧に努める事業の優先順位を策定しておきましょう。
BCP対策の重要さは伝わりましたでしょうか。
では、次に策定のポイントを見ていきます。
BCP策定のポイント
BCPを策定する際は、いくつかのポイントがあります。
まず一つは、BCPの基本方針をしっかり定めること。
万が一の事故発生時には、その方針に従った行動が求められます。
たとえば「従業員とその家族、および顧客の安全の確保」や、「迅速な事業復旧の対応」などです。
明確化して周知し、いざという時に従業員が方針に沿って動けるようにしておきましょう。
また、どういった被害が起こり得るか、想定することも大切です。
インフラ（ライフライン・情報通信・道路・鉄道など）、会社（人・情報・物・金）にどのような影響が起こるのか、被害の可能性を模索することで、よりしっかりとしたBCP策定ができます。
これらは、災害ごとに想定することが望ましいとされています。
どのような感じなのか、中小企業庁の『中小企業 BCP 支援ガイドブック』に記載されている例を紹介します。
▼ インフラ
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▼ 会社
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引用：中小企業庁｜中小企業 BCP 支援ガイドブック｜2022.8.3
さらに、事前に対策できることには、早めに取り組んでおくことも重要なポイント。
防災用の備品・食料の準備や、日常的に重要データのバックアップを行うなど、できることはたくさんあります。
加えて、連絡手段の整備や、定期的な防災訓練も行っておきましょう。
備えあれば患いなし、万全の備えを用意することが、いざという時に企業を守るための力になります。
企業にオススメのBCP対策ツール３選
ここからはBCP対策に役立つツールを3つ、紹介していきます。
安否確認システム
緊急事態が発生した際、従業員の人命保護・安否確認は真っ先に行うべき行動です。
そのためには、素早く状況確認ができるツールがあるとスピーディーに状況の把握ができるでしょう。
安否確認システムは、災害発生時に従業員およびその家族に確認メールを一斉送信し、状況・状態を回答してもらう、といったシステムです。
日常的に社員の体調をチェックできるものや、回答状況を自動集計してくれるものなど、サービスによって機能はさまざま。
コスト面や操作性、利用したい機能があるかどうかを確認し、自社に適しているサービスを導入しましょう。
データバックアップサービス
情報資産保護のためには、こまめなバックアップが欠かせません。
ただし、バックアップ先のHDDの故障、USBの紛失などが起こる可能性も0ではありません。
クラウドサービスも一つの手ですが、セキュリティ面を考えると、全個人情報データなどを格納しておくのは望ましくありません。
そのため、機密性が高い、かつデータを複数箇所で保管してくれるバックアップサービスの活用がおすすめです。
再生可能エネルギー発電／蓄電池
災害時は電気の供給がストップしてしまいます。
電気が使えない状況に陥ると、連絡手段となる電子機器が使えず、事業の継続は困難です。
被害の規模によっては、復旧までにそれなりの時間を要することも。
そのため、BCP対策において予備電源の確保が、重要視されています。
太陽光などの再生可能エネルギーで発電を行い、蓄電池にためておけば、いざという時に電気を自給自足できます。
BCPだけでなく、省エネや環境保全貢献といったメリットもあるため、一石二鳥の取り組みだといえます。
BCP対策に活用できる！紙の文字をデータ化する『onboard』
電巧社が提供している『onboard』もBCP対策として活用できるツールの一つです。
onboardは、専用ボードの上に紙をセットし、付属のペンで記入するだけで、書いた文字をデータ化するソリューションです。
文字のデータ化のフローは以下のとおり。
この専用ボードには、紙に書いた文字のデータを、A4サイズで最大100枚分ためておくことができます。
文字をデータ化するにあたり、最終的にスマホ・PCが必要にはなりますが
「❶ 紙に書く」の段階では、停電時にもご活用いただけます。（※）
そのため、現場の点検作業や、残しておきたい記録の作成などに使えます。
停電復旧後に、ボードにためておいたデータを「❷ スマホから送信」して、
「❸ ＰＣで確認」すれば、すぐに帳票のデータ化ができ、事業復旧の時間短縮が実現します。
onboardの詳細は、こちらのページをご覧ください。
もちろん、通常の紙業務の業務効率化にも効果的なソリューションです。
紙からPCへの入力・転記作業を大幅に削減できるため、紙を扱う業務の効率化に役立ちます。
商品が気になった方は、ぜひ一度お問い合わせください！
オンラインでのデモやご相談も承っております。
※専用ボードは、2時間充電してある状態で、約8時間の連続使用が可能
まとめ
日本は他国と比べ、自然災害の多い国です。
これまで豪雨や地震、台風といった、さまざまな災害に見舞われてきました。
今後30年以内には、大きな地震も起こると言われています。
非常事態は、いつ何時起こるか予見できません。
だからこそ、被害を最小限にとどめるための予防・対策が必要なのです。
BCP対策は、手遅れになってしまう前に取り組んでおきましょう。
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