ビジネスモデルが目まぐるしく変化している現代社会。
企業は、顧客や市場の動きに対応していくために、業務の改善・効率化に取り組まねばなりません。
今回は、改善の進め方に悩んでいる方にこそ試していただきたいフレームワーク、
「ECRSの4原則」について説明していきます。
このフレームワークは、業務の改善点を可視化する際に非常に役立ちます。
記事の最後には、ECRSを書き出すための無料のExcelテンプレートもご用意しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。
ECRSの4原則とは
「ECRS」ってどういう意味？
「ECRS」とは、４つの英単語の頭文字をとったもので、一般的に「イクルス」と読まれています。
各単語の意味は以下のとおり。
E：Eliminate 意味は「排除」
ムダなワークフローを探し出して排除する
C：Combine 意味は「結合」
まとめることのできる業務があれば結合する
R：Rearrange 意味は「再配置」
業務の順番や手段、場所などの再配置を行う
S：Simplify 意味は「簡素化」
業務内容やワークフローを簡素なものにする
「E」が最も改善効果が高いとされており、上から順に業務を見直すことで、スムーズに改善点を見つけ出せます。
ECRS 各要素のメリット
それぞれの主なメリットは以下のとおり。
E：業務でムダな手順を探す
→ムダな業務を省くと、時間だけでなくコストも削減でき、大幅な業務改善に
C：まとめられる業務を見つける
→まとめることでワークフローがすっきりし、業務効率化が期待できる
R：業務の順番や手段を変更できるか考える
→順番・手段を変えるだけで、担当者の負担が一気に減ることも
S：業務手段を単純にできないか検討する
→複雑なワークフローを整えることで、属人化を防げる
業務をこの4つの視点から見直すことにより、どのように改善に取り組んでいけば良いかを明確化でき、業務改善において最適な手段を選ぶことができるのです。
では次に、ECRSの具体例を紹介していきます。
ECRS 各要素の具体例
Eliminate 〈排除〉
最初に見つけ出すべきは業務のムダです。
「この手順をなくしても業務遂行に差し支えないのではないか」という視点を持って、業務を見直していきましょう。
たとえば、
- 定例会や朝礼に多くの時間を使っている
→参加者や連絡事項を最低限に - 書類を探すのに手間がかかる
→書庫やフォルダを分類し一目で分かるようにする - 社内資料の印刷・分配に時間がかかる
→資料をデータ化しメール・チャットで共有する
などが挙げられます。
Combine 〈結合〉
作業の内容・プロセスに重複が見られる場合は、業務自体を結合することによって改善を図れます。
「この業務をまとめると、時間やコストを削減できるのではないか」と考えましょう。
実際の業務に例えると、
- 業務に使う物品の収納場所が散らばっている
→必要な順番に並び替えて収納 - 個別チャットで一人ずつ連絡
→グループをつくり一斉に連絡 - 書類申請・提出が一日に何度もある
→対応時間を決め、まとめて申請・提出
といったようなものがあります。
まとめることによって業務を分かりやすく、そして見やすくすることがCombineにあたります。
Rearrange 〈再配置〉
業務を配置しなおすというと、どのようなことが思い浮かびますでしょうか。
「この手順を入れ替えると、さらに業務が効率良く回っていくのではないか」
「業務の取り組み方法を変えれば、手際よく作業ができるのではないか」という観点が必要です。
業務改善面では、
- 書類の形式がバラバラ
→まずテンプレートをつくってから書類を作成 - 専門性のある業務に膨大な時間がかかっている
→一部を外部へ委託する - 仕事の仕上がりにムラがある
→能力に合わせて最適な人員配置を行う
といった例があります。
Simplify 〈簡素化〉
業務の簡素化は、対策が思いつきやすい項目だといえます。
「業務手順をもっとシンプルにできないか」と、“業務の品質を落とさないように簡素化”できる手段を探していきましょう。
たとえば、
- 紙からPCへの地道な転記作業
→AI-OCRなど、文字をデータ化するツールを使う - 書類をスキャンするためだけに帰社
→現場から情報やデータを共有できるツールを使う - 指導者や熟練技術者がいくつもの現場を移動
→遠隔支援のツールを使い、移動時間をなくす
上記のような例が考えられます。
「Simplify」実現におすすめのソリューション
先ほど紹介した「Simplify〈簡素化〉」での業務例3つ。
これらの簡素化は、ツールやシステムを活用することで実現していきましょう。
ここからは、電巧社が取り扱っている3つのソリューションを紹介していきます。
紙からPCへの転記作業を自動化 『AI-Smart Reader』
紙に記載された情報を、Excelなどに転記する作業は、時間と労力がかかります。
このプロセスを簡素化できれば、デスクワークの大幅削減を図れるでしょう。
紙の利用が多い業務で「転記作業を簡素化」しようと思うと、紙に書かれた文字を自動でデータ化するのが最もスピーディー。
文字のデータ化を自動化にするためには、AI-OCRソリューションの『AI-Smart Reader』がおすすめです。
AI-Smart Readerは、帳票をスキャンしてアップロードするだけで、活字・手書き文字の両方をテキストデータ化。
AIが搭載されているため、文字の認識精度が非常に高いことが特長です。
高いセキュリティ性も備えており、個人情報を特定できない形でデータを保管してくれます。
AI-Smart Readerが気になる方は、ぜひこちらのページをご覧ください。
書類をスキャンするためだけに帰社する手間を０に 『onboard』
書類スキャンのために現場からオフィスへ移動するのは、時間・移動コストがかかります。
場所を問わずに手書き書類の文字をデータ化できれば、現場担当者の負担を減らし、業務を簡素化できるでしょう。
手書きの書類をその場でデータ化する『onboard』は、現場業務の改善にぴったりのソリューションです。
onboardは専用ボードの上に紙を置き、付属のペンを使って文字を書くだけで、手書き文字をテキストデータ化。
もちろん、今使用している紙の帳票は、そのまま使用可能です。
onboardの詳細は、こちらのページをご覧ください。
熟練技術者がリモートで現場を支援 『RealWear』
製造業や建設業などは、人材の育成にあたって技術継承が必要です。
そのため、技術を継承するための教育・指導のリモート化が実現すれば、業務の効率がグッと上がるでしょう。
しかし、タブレットなどの端末機器を持って作業に取り組むと、片手が塞がってしまうため作業効率が低下し、安全面も不安です。
このような現場業務のお悩みは『RealWear』というスマートグラスが解決してくれます。
RealWearはメガネ型のウェアラブルデバイスで、音声認識を使ったハンズフリー操作が可能。
高性能カメラとマイクが搭載されており、現場の映像（作業者の視界）をリモートで共有できるため、熟練技術者はオフィスにて映像を確認しながら指導ができるように。
熟練技術者の移動時間を削減でき、業務の効率があがります。
RealWearの詳細は、こちらのページをご覧ください。
まとめ
「業務改善に着手したいけど、何から取り組めば良いか分からない」
こういった悩みを抱える方は、ぜひECRSの4原則のフレームワークをためしてみてください。
改善したい業務をこの4つの面から考えてみることで、新たな改善案が思いつくかもしれません。
ECRSを書きだすための無料Excelテンプレートは、以下よりダウンロードできます。
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