働き方改革やDXの推進。
それらの影響で、オフィスのペーパーレス化が急加速しています。
もちろん、紙を使った方がスムーズに業務が進む場合もあるでしょう。
しかし環境保全やセキュリティ面、コスト面を考えると、ペーパーレス化に取り組むメリットは大きいのです。
今回はペーパーレスのメリットや取り組み方、私たち電巧社の取り組み事例を紹介いたします。
「ペーパーレス」とは
ペーパーレスは、読んで字のごとく「紙」の利用を「減らそう」という取り組みのこと。
ただ単に紙をゼロにしよう！というわけではなく、アナログ（紙）をデジタルに置き換えることにより、業務効率化を図ることが目的です。
ただし、後先を考えずに「紙 → デジタル化」を進めても、余計な業務が発生してしまったり、かえってコストがかかってしまったり…といった失敗につながってしまいます。
大切なのは、すべての書類や文書をデータ化することではなく、必要のない紙の業務・経費を削減することです。
紙の使用を減らすことを一番に考えるのではなく「業務を効率化するにあたってペーパーレスに取り組む」と考えることが、重要なポイントだと言えるでしょう。
ペーパーレスに取り組むメリット3つ
ペーパーレスを推進することにより得られるメリットをご紹介します。
コストの削減
紙の利用を減らすと、用紙代や印刷コストなどの費用を抑えられます。
さらに細かく見ていくと、印刷の待ち時間・印刷機器管理・紙やトナーなどの発注・在庫管理…といった業務に携わる人件費もカットできます。
不要になった紙書類の処分費や、保管用ファイル・場所なども不要に。
一つひとつの削減規模は小さいながらも、継続することで大幅なコスト削減が期待できます。
保管・管理が手軽に
データで保管すると、書類や帳票が一元管理できるようになります。
また、紙の劣化を気にする必要もなくなります。
書類内容を確認したい時も、PCで検索するだけですぐに閲覧可能に。
万が一のデータ破損・紛失といったリスクも、バックアップを保管していれば問題ありません。
業務フローの改善
紙をデジタル化することによって、業務プロセスを自動化できます。
たとえば、電子帳票システムの活用。
スキャンの手間、そして紙に書かれた内容をデータ化するための入力・転記作業の手間を省けます。
ITツールによる業務の自動化は、社内DXの第一歩としても最適な取り組みです。
4STEPで取り組むペーパーレス
ペーパーレスを効果的に進めていくには、取り組みの計画が必要になってきます。
「何から取り組めばよいか分からない」といった方に向けて、ペーパーレスの4STEPをご紹介します。
❶ 現状確認・把握
まずは、自社の紙の使用量を知るところからはじめましょう。
毎月印刷にどのくらいの費用がかかっているのか。
そして、今紙を使用している業務や資料はどれか。
しっかりと洗い出すことで、どの紙を削減していけば良いか見えてきます。
❷ 削減する紙の決定
紙の使用状況が把握できたところで、削減対象の紙書類やプリントコストの削減目標などを決めていきます。
紙→デジタルに置きかえるためのツールは、どういうものが適しているのかも確かめておきましょう。
❸ 実施方法の決定
取り組みの優先度や、導入すべきITツールの選定を行います。
取り組む順番は、「使用量（コスト）が多いもの」から始めるのか、それとも「簡単に取り組めるもの」からなのか、方向性を決めましょう。
ITツールに関しても、必要な機能は揃っているか、費用対効果はどのくらいか等を確かめておく必要があります。
「スモールスタート」として、小規模で導入できるようなものを選んでおくことをオススメします。
❹ 取り組み開始
方向性が定まったら、実際にペーパーレスの取り組みを行います。
ここで一番重要なのは、進めていくなかで、どのくらい枚数・コスト削減が実現できたか等の効果を測定すること。
「課題を解決できたか」「目標を達成できたか」を目に見えて分かる形にしておきましょう。
結果、もしうまくいっていない取り組みがあれば、改善策を練らなければなりません。
ITツールに関しては、想定した効果を得ることができていれば、本格導入へと踏み切りましょう。
電巧社でのペーパーレス取り組み事例
かつて電巧社は、一般的な中小企業の中でも、紙の利用率が非常に高い会社でした。
プリントコストは多い月で、なんと100万円以上。
経費の面でも大きな課題となっていました。
このままではいけないと、本格的な対策に取り組むことに。
複合機メーカーの正規一次販売店であることを活かし、複合機の印刷設定や印刷枚数の見える化など、さまざまな導入実験を繰り返しました。
複合機に関すること以外では、人事総務や経理への書類提出をWeb申請に切り替えることにより、紙の使用率低下を図りました。
その他にも、試行錯誤しながら様々なことに挑戦し、プリントコストを最大で60％も抑えることに成功！
さらに「電巧社 環境方針」を定め、ペーパーレス以外にも、環境のためにできることはどんどん取り組んでいくことに。
経営活動と環境活動のどちらか一方だけに囚われるのではなく、双方を融合し、両立させることを目標に掲げました。
ここまでのプリントコスト削減の成功は、会社としての目標を周知することによって、社員の意識を高められたことも一つの要因ではないかと考えています。
さらに、社員同士が密にコミュニケーションを取りつつ、明るく前向きに取り組めたことも大きかったのではないかと感じています。
難しく考えすぎず、取り組み自体を楽しみながら努力を積み重ねることは、目標の達成において大切なのかもしれません。
（電巧社 環境方針はこちらからご確認いただけます）
まとめ
DXや環境保全といった取り組みは、企業に対して強く求められる時代です。
こういったビジネスの環境で生き残るっていくために、ペーパーレスの取り組みは非常に効果的です。
本記事で紹介した4STEPの流れに沿って「紙からデジタルへの置き換え」ができる業務を見つけてみてください。
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電巧社では、DX推進に役立つサービスをはじめとして、ビル用電気設備や産業用機器、再生可能エネルギーに関連したサービスを展開しています。
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