働き方改革が謳われて以来、多くの企業が業務の改善・効率化に取り組んできました。
そして今、ニューノーマルな時代が到来し、デジタル技術を活用した働き方が拡大しています。
今回は、今の時代には欠かせないITツールを７つ紹介していきます。
業務効率化・改善にお困りの方や、自社に導入すべきツールを探している方は、ぜひ本記事を参考にしてみてくださいね。
なぜ業務改善・効率化が必要なのか
そもそも、業務の改善や効率化に取り組まねばならないのは何故でしょうか。
- 生産性を上げて会社の売上につなげるため
- 働きやすい労働環境の実現のため
- DX推進のため
パッと思いつく限りでも、さまざまな理由があります。
しかし、最も重要なのは「会社の存続のため」だといえます。
業務改善・効率化に取り組まねば、企業の存続を揺るがす可能性があるのです。
人口減少に対応しなければ企業存続が危うい
なぜ業務改善・効率化が企業の存続にかかわってくるのでしょうか。
理由の一つとして、日本の人口減少問題があります。
【総人口及び総人口に占める0～14歳、65歳以上及び75歳以上人口の割合の推移（平成元年～30年）】
※クリック／タップで拡大表示
※国勢調査による人口 （注）各年10月1日現在
資料：総務省統計局「国勢調査」、「人口推計」
出典：総務省統計局ホームページ（https://www.stat.go.jp/data/topics/topi1191.html）
上記のグラフを見て分かる通り、日本の人口は年々減少しており、少子高齢化が進んでいます。
総人口は2008年（平成20年）をピークに、2011年（平成23年）以降は一貫して減少しているのです。
【15～64歳人口及び総人口に占める割合の推移（平成元年～30年）】
※クリック／タップで拡大表示
※国勢調査による人口（年齢不詳の人口を各歳別にあん分した人口）（注）各年10月1日現在
資料：総務省統計局「国勢調査」、「人口推計」
出典：総務省統計局ホームページ（https://www.stat.go.jp/data/topics/topi1191.html）
15～64歳の人口は、1995年をピークに減少。
2018年は、1995年に比べて約1181万人も少なくなっています。
加速する少子高齢化に伴い、労働人口も減少の一途を辿ることになるでしょう。
日本は「人口減少社会」へと突入しており、企業はこの社会に対応していかなければなりません。
それゆえ、業務改善・効率化に取り組まねば、企業は人手不足に陥り、存続自体が危ぶまれるようになるのです。
人手不足はITツールの活用で解決させる
労働力が減少していく中、生産性を落とさないためには、ITツールの活用がカギです。
なぜならば、業務プロセスをITツールによって効率化すれば、従業員への負担が減り、人手不足を解消できるからです。
昨今のテレワーク制度拡大の影響もあり、現代では非常に多くのツールが普及しています。
本記事では、その中で多くの企業が導入している代表的なものを7種、紹介していきます。
業務改善・効率化に効果的なツール7種
RPAツール
RPAは「Robotic Process Automation」を略した単語で、ソフトウェアロボットを使って業務を自動化し、効率化を図るツールです。
作業手順やルールなどが決まっている定型業務に活用でき、毎月の請求書発行・送付や、データのチェック・作成といった業務の自動化が可能です。
クラウドファイル共有ツール
書類・画像などのファイルをクラウド上で共有すれば、スピーディーな情報共有の実現だけでなく、社内ペーパーレス化も推進できます。
また、メールでは送信できない大容量のデータを共有する時にも利用できます。
無料のツールもあるため（セキュリティ対策万全が前提）、気軽に使えることもポイントです。
コミュニケーションツール
ビジネスチャットツールやWEB会議ツールを活用すれば、テレワーク中でも気軽にコミュニケーションを取れます。
場所に縛られず連絡を取り合えるようになることで、業務確認や情報共有も行いやすくなり、効率よく業務を進めていけるように。
ちょっとした会話の機会も増えるため、従業員のモチベーション向上も期待できます。
名刺管理ツール
名刺管理ツールは、名刺をデータ保存してオンライン上で管理できるツールです。
アナログな手法での名刺管理は、膨大な時間を必要とします。
ツールを活用すれば、名刺に書かれた情報を、スキャナーや撮影でツールに取り込むだけでOK。
スマホやPCで簡単に名刺確認ができるようになり、営業活動などに役立ちます。
タスク、プロジェクト管理ツール
効率良くタスクをこなすためは、業務計画やToDoリストの作成が効果的です。
プロジェクトであれば、プロジェクトの進行計画と、各担当の業務計画を作成しましょう。
それらをツールで管理・共有することで、タスク状況や進捗を可視化でき、計画的に業務に取り組めます。
スマートデバイス
近年は、PCだけでなくスマホ・タブレットといったスマートデバイスを、従業員に貸与している企業が増えています。
持ち運びが簡単なスマートデバイスは、業務に役立つ機能を手軽に活用でき、非常に便利です。
また、時計型やメガネ型などのウェアラブルデバイスを活用する企業も。
特に製造業や建設業など、現場業務がある業界にて導入が進んでいます。
AI技術
自ら学習・分析・判断などを行うAI（人工知能）は、業務プロセスの自動化やデータ分析に役立ちます。
最近では、窓口対応（チャットボット）や、営業戦略などにAIが活用されています。
また、他のツールと組み合わせて使うことで、さらなる効率化を目指すことができる点もメリットです。
ツール選定時に気を付けること
ITツールを選ぶ際、最も重要なのは「導入目的を明確にしたうえでツールを選ぶ」ことです。
目的があいまいな状態でツールを選ぶと、抱えている業務課題が解決できない、機能が不足していた、という問題が起こり得ます。
業務で解決すべき課題は何か、自社の業務に適した機能が搭載されているかなどを確かめたうえで選定しましょう。
従業員のITリテラシーや導入コスト、ツールの使用環境なども考慮する必要があります。
たとえば、社外でもツールを活用したいのであれば、オンプレミス型よりもクラウド型の方が使いやすいでしょう。
直感的に操作できるか、業務システムとの連携は可能か、などのチェックも大切です。
可能であれば、本格導入する前に、実際の業務でツールを試してみることが一番です。
デモンストレーションや、トライアルプランがあれば活用しましょう。
さらに、ツールのセキュリティ面にも気を配る必要があります。
昨今、企業を狙ったサイバー攻撃による被害が後を絶ちません。
企業の情報管理体制を整えたうえで、セキュリティ対策がしっかりしているツールをお選びください。
まとめ
業務改善・効率化は、企業が取り組むべき“経営課題”です。
働き方改革やDXが強制的に進みつつある今、新しい時代に適応した働き方を実現しなければなりません。
加えて、未来の労働人口減少のことも考え、対策を講じ必要があります。
つまり企業は今、業務プロセスを抜本的に見直す必要に迫られているのです。
これを機に、ITツール活用による業務の改善・効率化を検討してみてくださいね。
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