多様な働き方のためにも必要な「業務のデジタル化」。
よく耳にする言葉ですが、実際どういう取り組みなのかを把握できていない、という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、この「業務のデジタル化」とは何かを解説していきます。
業務のデジタル化とは
業務のデジタル化とは、アナログな業務プロセスをデジタルに置き換えることを指した言葉です。
とは言っても、これだけの説明では分かりづらいかと思いますので、例を用いて説明します。
会議のデジタル化は、WEB会議ツールによって実現します。
資料は、紙媒体ではなくPDFなどのデータ形式、もしくはWEB会議の画面上に映して共有。
このようにITツールやシステムを活用することで、アナログをデジタルへと置き換えていきます。
では、会議をデジタルすることで生まれるメリットは何でしょうか。
紙をデジタル化すると、用紙代や印刷コストを削減できるだけでなく、資料の保管や印刷の時間を減らせます。
また、WEB会議はパソコン・マイクさえあれば場所を問わず参加できるので、多様な働き方の推進にも効果的です。
つまり、デジタル技術の活用は、業務効率化を図ることができるのです。
結論、「アナログ業務を、ITツールやシステムを活用してデジタルへと置き換え、業務を効率化させる」こと。
これが業務のデジタル化だといえます。
デジタル化ツールとそれぞれのメリット
テレワーク制度やハイブリットワーク制度が浸透した現代では、業務のデジタル化を叶えるツールが数多く存在します。
その中でも、多くの企業が導入している一般的なツールを5つ、メリットとともに紹介していきます。
ビジネスチャット・WEB会議ツール
手軽に連絡がとれるビジネスチャット。
テレワーク・ハイブリッドワークの推進に役立つのはもちろん、社内のコミュニケーション活性化にも効果的です。
さらに「メールで送るほどではないけれど、口頭だとエビデンスが残らず不安」といった業務連絡の履歴を、チャット形式で簡単に残せる点も魅力です。
WEB会議ツールは、テレワーク制度に欠かせないITツールです。
オンライン上での会議は、先ほども紹介したとおり、参加者が同じ場所にいなくても会話できることや、画面上で簡単に資料共有ができることがメリット。
資料印刷や机・椅子のセッティングといった事前準備も必要なくなります。
タスク・プロジェクト管理ツール
業務の質を高めるためには、個人タスクやプロジェクト進捗を見える化し、共有することが大切です。
特にテレワークやフリーアドレスでは、他人のタスク状況の把握が難しく、トラブルやタスク漏れなどが発生するケースも。
タスク・プロジェクトを管理できるITツールを活用すれば、一目で進捗状況が分かるようになります。
自身の業務優先度や締め切りなども把握できるため、明確な業務スケジュールを立てられるようになります。
稟議決裁フロー・押印のデジタル化ツール
古くから日本に根付いている紙・ハンコ文化。
企業では、紙に印刷した契約書や稟議申請書にハンコを押す、という風習が今もなお残っています。
しかし、承認までに多くの時間を要する点、押印のための出社が必要になる等のデメリットがあることから、多くの企業がこのプロセスをデジタル化しています。
稟議申請書や契約書そのもの、ハンコを含め全てデジタルに置き換えれば、申請から押印までのプロセスを簡略化でき、業務効率がぐんとアップするのです。
また、紙の書類に比べ、紛失リスクが低くなることも導入メリットの一つです。
帳票デジタル化ツール
手書きの報告書や日報などの紙帳票をチェック・集計する作業は、多くの時間を要します。
判読できない文字や、必要項目の抜けがあると、記入者に確認する工数も生じてしまい、非常に多くの工数がかかることも。
帳票をタブレット端末などで記入・作成できるようになれば、記載内容チェックの簡略化、集計の自動化などが実現します。
ペーパーレス化の取り組みとしても効果的です。
文字をデジタル化するツール
紙そのものをデジタル化できない場合は、紙面の文字をデジタル化するITツールを使うことで、PCへの転記作業や集計作業を短縮できます。
たとえばAI-OCR。
スキャンするだけで、帳票上の手書き文字・活字文字をまとめてデータ化してくれます。
業務システムやRPAと連携すれば、より一層効率化を図れます。
もちろん紹介したもの以外にも、さまざまなITツールがあります。
自社のアナログ業務課題を解決できるITツールを選べるよう、各ツールの特徴や基本的な機能は把握しておきましょう。
他社の導入例や活用例を参考にするのも一つの手です。
紙の利用が多い場合は「文字をデジタル化するツール」がオススメ
“紙帳票”のデジタル化に苦戦する企業は少なくない
業務デジタル化のなかでも取り組みやすいのは、紙をデジタルに置き換えることです。
要するに「ペーパーレス化」なので、取り組みを始めている企業も多いのではないでしょうか。
しかし「紙帳票」のデジタル化が難しく、紙媒体の使用を避けられない企業も存在します。
取引先との兼ね合いで紙を使用しているケースもあれば、電子機器の持ち込みが制限されているケースも。
そこでオススメなのが「文字をデジタル化するツール」の導入です。
このツールを活用すれば、紙の利用はそのままに、入力作業や転記作業をデジタル化することができます。
本記事では「紙帳票を使用するプロセスはそのままに、業務のデジタル化を図りたい」という方に向けて、
弊社で取り扱っているツールを2種、紹介いたします。
手書き文字・活字をデータ化！多くの紙帳票を扱う業務にオススメ【AI-Smart Reader】
管理部門や事務担当者は入力の業務が多く、時期によっては膨大な入力作業で手が回らなくなるほど多忙になることも。
バックオフィス業務に多い単調な入力作業は、OCR技術を活用することで、業務プロセスの大幅削減が可能です。
OCRとは、スキャンなどで読み込んだ書類・帳票上の文字をデータへと変換する技術のこと。
紙からPCへの入力作業を自動化してくれるため、業務効率化ツールとして多くの企業が活用しています。
また『AI-Smart Reader』などの、AI技術を組み込んだ「AI-OCR」ツールであれば、文字の認識率が高いだけでなく、フォーマットが異なる帳票も読み取ってくれます。
AI-Smart Readerが気になる方は、ぜひこちらのページをご覧ください。
手書きの帳票をそのままデータ化！紙帳票を現場・社外で扱う業界にオススメ【onboard】
現場作業がある業界では、紙帳票の多さがネックとなり、デジタル化が難しいという悩みを抱える企業が多く存在します。
紙業務のプロセスに慣れている方が多く、タブレット端末といったデジタル機器を導入するも「使いづらい」と難色を示されるケースも少なくないそう。
そういった「紙帳票の利用はそのままで文字のデータ化を実現したい」という現場のニーズを叶えるのが『onboard』です。
onboardは、専用ボ―ドの上に紙帳票をセットし、付属のペンで手書きするだけで文字のデータ化を実現してくれます。
現場で記入した紙帳票を、その場にオフィスの担当者へ共有できるだけでなく、入力・転記のプロセスを削減できるのがこのonboardの強み。
紙を無くせない現場、デジタル端末が向いていない現場に最適なITツールです。
onboardの詳細は、こちらのページをご覧ください。
双方とも資料請求・オンライン相談を承っております。
興味をお持ちいただけましたら、各ページのお問い合わせフォームよりご連絡ください。
まとめ
柔軟かつ多様な働き方が求められる時代。
従業員が働きやすい環境を整えるためにも、業務のデジタル化は不可欠です。
また、デジタル化が進む生活・社会・顧客ニーズに適応していくためにも、アナログな業務はデジタルへと置き換えていく必要があります。
今、自社にどのようなアナログ業務があるか、そしてその業務はどんな問題を抱えているか。
本記事を参考に、活用できるITツールがあるかチェックしてみてくださいね。
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