情報共有が「業務遂行において非常に重要である」ということは、誰もが理解していると言っていいでしょう。
特に、現場での業務が伴う製造業や建築業では、業務における情報共有だけでなく、ノウハウ・技術の継承も重要です。
本記事では、活発に情報共有するメリットやポイント、そして不足すると起こり得るデメリットを解説していきます。
情報共有の重要性とは
業務遂行において、情報共有が大切だと言われているのは何故でしょうか。
それは企業の成長、そして継続において欠かせない取り組みだからです。
顧客情報、ナレッジ、システム…これらは企業の情報資産であり、活発に共有することで、社内に情報が蓄積されていきます。
そして、集まった情報をうまく業務に活用できれば、業務の“質”を高められます。
結論、情報共有が活発で、情報資産がしっかり形成されている企業は、商品やサービスの質、そして企業価値・エンゲージメントが高い傾向にあるといえるのです。
もちろん、情報共有の不足によって起こり得る問題が、企業にとって不利益であるから、ということは言うまでもないでしょう。
情報共有不足が引き起こすデメリット
情報共有の不足によって起こり得るデメリットを紹介していきます。
業務効率の低下
業務に関する情報不足は、ミスや漏れを引き起こすだけでなく、業務効率を大きく下げる原因になります。
情報不足の状態では、最適なプロセスで業務に取り組めないからです。
さらに、情報を持つ人と持たない人で、業務の質にも差がでます。
業務プロセス・品質にバラつきがある状態は、企業にとって良い状態ではありません。
従業員のモチベーション低下にもつながり、さらに業務効率が悪化してしまうでしょう。
属人化が生じる
情報の偏りは、業務の偏りに直結します。
また、特定の従業員に業務が集中すると、属人化が発生してしまいます。
業務の負担が偏るだけでなく、業務プロセスのブラックボックス化や停滞のリスクも伴います。
属人化が進めば進むほど、業務にさまざまな支障をきたしてしまうのです。
ミスやトラブルの発生／対応の遅れ
情報・コミュニケーションの不足は、仕事のミスやトラブルが起こりやすい状態に。
発生時の迅速な対応も難しくなります。
また、知っていれば回避できたというミス・トラブルの発生は、社内で不信感を生む可能性も。
最悪の場合、従業員同士でトラブルが発生することもあります。
そうすると、チームワークは乱れ、従業員が働きづらい環境になってしまいます。
こういったリスクの発生は、企業組織の弱体化を招きます。
問題発生を回避するため、そして組織をさらに強化するためにも、情報共有は非常に重要なのです。
活発に情報共有するメリット
情報共有不足のリスクが分かったところで、積極的に取り組むメリットを紹介していきましょう。
生産性の向上
生産性を向上させるためには、業務に必要な情報がすぐ確認できる状況にあることが大切です。
質問や検索の手間が削減できるだけでなく、最適なプロセスで業務に取り組めるからです。
また、業務のノウハウや専門技術の共有・継承も積極的に行なっていく必要があります。
業務の見える化を実現
業務の見える化には、業務のムダを省けるというメリットがあります。
情報共有によって、誰がどの業務を担当しているか、何に取り組んでいるかが分かれば、確認の手間が削減できるだけでなく、属人化の予防にも効果的です。
全員が平等に情報を持っていることで、業務の質も安定します。
コミュニケーションの活性化
情報交換は、コミュニケーションの活性化に効果的です。
気軽に会話を交わせる環境は、従業員のエンゲージメントを高めることにつながり、組織の強化を図れます。
また、活発なコミュニケーションが、こまめな情報共有につながる…という良いサイクルが生まれます。
情報共有を活性化させる3つのポイント
意欲的に情報共有できる環境を整えるためにはどうすれば良いでしょうか。
ポイントを3つ紹介します。
社内でルールを設ける
従業員に対し「こまめに情報共有していきましょう」といっても、具体的にどう動けばいいか、困惑してしまいます。
情報共有のタイミングや手段のルールを決めておくと、従業員は行動に移しやすくなるでしょう。
たとえば「顧客情報の入力は、商談のあった日のうちに対応」「入電の連絡は、チャットツールの専用掲示板にて行う」のような感じです。
いつ、どこを見れば目的の情報を手に入れられるか明確にしておく、といった意味でも、ルールを決めておくことは非常に大切です。
情報共有の目的、メリットの周知
何のために共有するのか、共有することによって生まれるメリットは何か。
これらを周知できているか否かで、情報共有に対する従業員の姿勢は変わってきます。
「精密な業務マニュアルを作成するため」「業務を効率化し、ワークライフバランスを整えるため」など、できるだけ具体的に目的・メリットを周知しておきましょう。
そうすることで、情報共有の形骸化防止にも結びつきます。
ツールの導入
対面でのコミュニケーション機会が減っている今、情報共有できるITツールの力を借りるのも良いでしょう。
例えばビジネスチャットツール。
手軽にコミュニケーションがとれるこのツールは、今や多くの企業が導入しているツールです。
情報の共有漏れを防げる点も魅力です。
また、グループウェアも非常に多くの企業が導入しているツールの一つ。
多くの機能が備わっており、資料やデータだけでなく、出勤状況・日報などの共有ができるツールが多く、効率よく情報共有ができます。
社内ポータルサイトを用意するのも良いでしょう。
会社が保有する情報をまとめておくことで、従業員は必要な情報をすぐ手に入れられるようになります。
その他にも、情報共有を活発にさせるツールは数多くあります。
会社の規模や業種に応じて、最適なツールを導入することが重要です。
現場業務の情報共有にオススメのツール『RealWear』
電巧社では、現場業務の“情報共有の効率化”を実現するソリューション『RealWear』を取り扱っています。
▲ RealWear 「Navigator™ 500」モデル
スマートグラス『RealWear』は、オフィスにいる監督者と現場担当者の間で、質の高い情報共有を実現します。
本体搭載のカメラによって、現場担当者の目線を映像で共有でき、リアルタイムでのコミュニケーションを取りながら、現場の状況を確かめられます。
音声操作でハンズフリーですので、作業を妨げることもありません。
また、目元のディスプレイでドキュメントが閲覧できるため、作業に必要な情報をいつでも確認できます。
RealWearが気になる方は、ぜひこちらのページをご覧ください。
オフィスと現場間の情報共有は、事故防止の観点からも非常に重要です。
電話やメールでは、伝えられる情報量に限界があるため、ツールを活用して共有できる情報量を広げるのがオススメです。
情報共有の速度や質が上がることで、現場業務の業務改善・効率化も実現できます。
まとめ
情報共有は、やっているつもりでも、実はうまく伝わっていなかったり、不十分だったり…というのも、よくある話です。
従業員同士がスムーズに情報共有できるよう、社内環境やルールは整えておきましょう。
ITツールの活用も視野にいれて考えてみてください。
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