ちょっとしたブレイクだと思って、デスク周りを見回してみてください。
いかがでしょうか。
効率良く業務に取り組める環境は整っているでしょうか。
業務効率化というと「今ある業務のデジタル化」や「業務のムダを削減」という、業務内容に関する改善に目が行きがちです。
実は、働く環境を整えることも重要なポイント。
作業環境を整えるだけで、業務効率がアップするのです。
今回はオフィス環境と業務効率の関係性を解説していきます。
快適なオフィス環境の基準
一日の大半を過ごすオフィスには、従業員が快適に過ごせるように定められた基準があります。
本記事では、以下の2つの基準を紹介していきます。
❶ オフィスのレイアウトに関する基準
❷ 業務に従事する場所の衛生に関する基準
それでは詳しく見ていきましょう。
オフィスレイアウトの基準寸法
基準寸法とは、従業員が快適に過ごせるオフィスの「通路幅」を定めたものです。
基本、オフィスのレイアウトは、この寸法を基準にして決めていきます
人ひとりが通れる最小の通路幅は600mm。
そして、人がデスクに着席する際の基準寸法は、450mmとされています。
快適な環境をつくるためには、こういった寸法を基に、デスクやオフィス什器の配置を決める必要があります。
たとえば、壁を背にして座るレイアウトの場合。
デスクと壁の間は、1500mm前後あれば、窮屈に感じることなく、動線の邪魔にもなりません。
（上長席の場合は、人の通りを最低限にしたいという狙いから、狭めに設定されることもあります）
横並びのデスク間であれば、頻繁に人が通るわけでもないので、600mmあれば十分でしょう。
このように、基準寸法は従業員が効率的に働けるように定められています。
理由もなく、デスク間や周りのモノ・壁との間が狭いと、閉塞感を覚えたり、業務中に人の移動や行動に気を取られたりと、集中力を削ぐ原因になってしまいます。
生産性を落とさないためにも、最低限の通路幅を確保したレイアウトにしておきましょう。
参考：オフィス家具のカグクロ｜オフィスレイアウト基準寸法｜2022.7.22
事務所衛生基準規則
働きやすさだけでなく、従業員の健康や安全を守るためにも、オフィス空間の衛生はしっかりと保たなければなりません。
実は、オフィスの明るさや温度の基準は、『事務所衛生基準規則』にて定められています。
| 必要な空間 | 従業員一人当たり〈10立方メートル以上〉 |
| 室温 | 18度以上 28度以下 |
| 温度 | 40％以上 70％以下 |
| 明るさ | 一般的な事務作業は300ルクス以上 付随的な事務作業は150ルクス以上 |
付随な事務作業とは、資料の袋詰めやクリップ留め等の文字を読み込む必要のない作業を指しています。
ちなみに、十分に読書できる程度の明るさが300～600ルクスと言われています。
参考： 事務所衛生基準規則 | e-Gov法令検索｜2022.7.22
厚生労働省｜「事務所衛生基準のあり方に関する検討会」の報告書を公表します｜2022.7.22
オフィス環境に関する基準や条件が満たされていない状況は、業務に多くの支障をきたします。
業務効率を落とさないためにも、基準を満たした衛生的なオフィス環境を保ちましょう。
基準を満たさないオフィス環境のデメリット
上述にて解説した基準が守られていないオフィスは、さまざまなデメリットをもたらします。
従業員のストレスになる
「他人との距離が近く、プライバシーが確保しづらい」
「室温や明るさが不適切で、健康を害する可能性がある」
こういったオフィス環境は、従業員のストレスを招きます。
集中力が散漫しやすくなる
オフィスが狭いと、人の移動や行動に気をとられやすくなり、集中力が切れやすくなります。
デスク周りがごちゃごちゃしている状態も同様です。
温度や湿度、明るさ等も、基準を満たしていなければ集中力を削ぐ原因になります。
必要なものがすぐ見つからない
モノが散らかっている、つまりあるべき場所にモノがない状態では、必要なときにすぐ手に取ることができません。
さがすことに時間を浪費してしまい、結果残業に…ということも。
業務遂行にあたり工数が増えてしまうので、非効率的だといえます。
モノが紛失する恐れがある
色々なモノが乱雑に置かれているオフィスでは、モノの紛失リスクが高まります。
特に紙書類などは、重要度の判別がつかず、誤って捨ててしまったというケースも珍しくありません。
基準を満たしたオフィス環境のメリット
では、基準を満たした上で、オフィス環境を快適に保つことのメリットを紹介していきます。
ストレスになりにくい → 〈従業員のモチベーションアップ〉
衛生面・レイアウトが整っているオフィスは、従業員がストレスを感じにくく、やる気が上がりやすい傾向にあります。
そのため、多くの会社がオフィスデザインに力をいれています。
こだわりのあるオフィスは、従業員の働きやすさをサポートするだけでなく、企業としての一体感や組織力のアップも期待できるのです。
必要なものがすぐ見つかる → 〈スムーズに業務に取り組める〉
どこに何があるか、必要なときに必要なモノがすぐ手に入れば、業務が滞る心配はありません。
また、作業スペースの広さが十分にあれば、行動が制限されることもなく、テキパキと業務をこなせます。
モノも紛失しにくく、セキュリティ面でも安心です。
集中力がキープしやすくなる → 〈業務に専念できる〉
整理整頓されているオフィスは、集中の妨げになる要素が非常に少ないことが特長です。
視界から不要な情報が入ってくることもなく、他の従業員との距離も適切に保てます。
温度や明るさに気をとられることもないので、取り組むべきことにまっすぐ集中できるでしょう。
モノが片付いている → 〈コミュニケーションがとりやすい〉
移動しやすく開放感があるオフィスは、従業員間のコミュニケーションが活発化します。
そうすると、仕事のアイデアが出やすくなったり、困っている人を助けやすくなったりと、社内のエンゲージメント（幸福度）が高まります。
このようにオフィス環境を最適化することで、業務効率を上げるための要素を揃えられるのです。
つい散らかりがちの紙とうまく付き合うには
管理部門がオフィスの整頓に力を入れていても、従業員の個人のデスクには紙書類が山積みになりがちで。
大量の紙書類をPCへ入力転記、仕分け、ファイリング…というフローは、多くの時間を必要とします。
帳票作成・転記作業で手一杯になり、原本の保管はついつい後回しに…といったこともあるでしょう。
このような課題を解決するためには「紙と上手く付き合う業務フローの改善・効率化」が必要です。
入力作業の大幅削減には、AI-OCRの活用を検討してみてください。
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まとめ
▲ 電巧社本社のオフィス
明るさや距離感はもちろん、雰囲気やデザイン性を大切にしています
労働に適した環境が整っていなければ、業務効率は向上しません。
オフィスは、常に清潔かつ最適なレイアウトに整えておきましょう。
働きやすい環境は、従業員のやりがいにもつながります。
もしかすると、先ほど見まわしていたデスク周りに、業務効率化のヒントがあるかもしれません。
業務遂行を阻害するような要因があれば、改善に取り組み、効率良く作業できる環境を整えていきましょう。
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