紙帳票を簡単にデータ化できる『onboard』。導入前に考えておきたいこととは？

『onboard』を導入して紙帳票を簡単にデータ化したいと思っていても、なかなか導入までいたらないということはありませんか？

例えば便利だとは思うが実際に使うビジョンが沸かなかったり、別の商品でも試したが思ったより業務効率化できなかったので二の足を踏んでいたり……。

こういったDXツールを導入する際には、事前に調べて具体的にどうしたいのか決めておくことがすごく重要です。

今回の記事では、『onboard』を導入する前に準備しておきたいことをまとめて紹介します。

『onboard』とは

ワコム社製の専用ボード『Bamboo Slate』と専用ペンを使って、今までの紙帳票に手書きで記入するだけで、簡単にデータ化できるアプリケーションです。

紙帳票のデータはサーバーに保存され、PCやタブレット、スマートフォンからいつでも閲覧できます。

またサーバーのデータをPDFやExcelなど様々な形式で出力することも可能です。

▼onboard 詳細は、こちらのページをご覧ください ▼

『onboard』導入前に考えたい４つのこと

１．現状の課題を明確にする

まずは現状のデータ化に関して抱えている課題を明確にします。
例えばこんな課題が発生していませんか？  

【紙帳票の課題】

• 集計や分析に膨大な時間がかかる
• 欲しい帳票を探すのが大変
• 紙帳票の収集・提出が面倒くさい
• 汚れや欠損、劣化や紛失する可能性がある
• 情報がすぐに確認できない
• 誰でも閲覧できる可能性がある

【紙帳票を手入力でデータ化している際の課題】 

• 入力時に人的ミスが起きやすい
• 手入力でデータ化するので時間がかかる
• 紙に書いた内容をもう一度データ化するのが手間

【紙帳票単体のデータだけ保管している際の課題】 

• ほしい帳票データが検索できない 
• 帳票データから数字などを抽出するのが大変 
• データ名が統一されていない場合がある 

他にも現場に負担が掛かるので難しかったり、新システムの研修をする時間や予算がないなどもあるかもしれません。

導入したい部署にヒアリングしたり、実際に記帳に掛かる時間を計測してみるなどして、より具体的な課題を洗い出し、データ化でどの課題を解決したいのかを考えることが必要です。 

『onboard』は、今まで使っていた紙帳票をそのまま記入するだけでデータ化できるので、現場のへの負担が少なくてすみます。 

また、サーバーに送ることで手書き文字をテキストデータ化してくれるので、手作業での入力にかかる時間を短縮できます。 

また業務アプリが簡単に作成できるサイボウズの『kintone』との連携も可能！　手書きデータをそのままkintoneアプリに同期することができます 

データ化したい帳票を決める 

解決したい課題が決まったら、各業務フローを確認して、どの帳票をデータ化したいかを決めましょう。

『onboard』は、A4以下の紙帳票に対応しています。工場での作業員の日報、顧客へのアンケート、客先で記入してもらう納品書など、様々なタイプの紙帳票にご使用いただけます。 

集まったデータの使い道を考える 

紙帳票に手書きで記入した内容をすぐにデータ化し、PDFとしてクラウドに保存するだけでも業務効率も上がって便利なのですが、ここで集まった情報を今後の業務でどう活用していくかが一番重要です。

例えば日報を一括で見たときに、業務改善点が見つけられたり、各工程の工数を集計することで、実は時間の掛かっていた工程を発見できたりするかもしれません。 

『onboard』は、PDFだけでなく、json（テキストデータ）での出力が可能。 

またオプションでExcel（エクセル）のテンプレートに転記できたり、複数のデータをまとめてCSVで出力したりできるので、他のデータに転用しやすいです。 

まずは少人数での導入から検討する

『onboard』を導入しようとなった際、一度にすべて変更したくなってしまいがちですが、どうしても時間や予算、現場の負担などで難しくなってしまいます。 

そしていざ導入してみると、テンプレートが使いにくかったり、欲しいデータが違っていたりといったことが起こる可能性も……。 

まずは少人数の部署や簡単な業務フローなど、リスクの少ないところから導入することをおすすめします。 

テンプレートは、随時変更可能ですので、少しずつ改善しながら導入を進めていくと、失敗しにくいと思います。 

弊社では『onboard』の30日間無料トライアルを実施中です。オンラインデモも承っております。見積もりや資料請求なども、ぜひお気軽にお問合せ下さい。

手書き帳票そのままデータ化 onboard

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