新しい生活様式へと変わり、コミュニケーションはオンライン上でやり取りすることが多くなりました。
オンライン会議や面談は、多くの方が一度は経験したことがあるのではないでしょうか。
場所を選ばず、かつ手軽にやり取りできる点は、非常に便利です。
しかし、オンラインになると思うように意思疎通が図れなかったり、スムーズに会話が進まなかったりと、うまくやり取りができずに悩みを抱えている方も少なくありません。
今回は、オンラインコミュニケーションについて紹介していきます。
オンライン上でのコミュニケーション方法に悩みを抱えている方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
オンラインコミュニケーションとは
ビジネスチャットツールやWEB会議ツールを使い、インターネットを通して非対面でやり取りすることを、総称してオンラインコミュニケーションといいます。
このオンラインコミュニケーションには、3つの種類があります。
- メールやビジネスチャットなどの【テキスト】ベースでのやり取り
- 電話や通話アプリで行う【音声】メインのやり取り
- WEB会議やテレビ電話などの【映像】と音声を交えたやり取り
いずれもインターネット回線、または電話回線さえあれば、どこでも連絡を取ることができます。
昨今のテレワーク制度の普及により、ビジネスにおけるコミュニケーションは対面（オフライン）から非対面（オンライン）でのやり取りがメインに。
制限や規制が緩和されつつある今も、大人数で行う会議やイベントは、オンライン開催が多い傾向にあります。
オンラインコミュニケーションのメリット・デメリット
オンラインコミュニケーションのメリットとデメリットを、先ほど紹介した種類ごとに紹介していきます。
【メリット】
共通のメリットは、やはりインターネットや電話がつながる環境であれば、場所を問わずにやり取りできる点です。
オンラインコミュニケーションの浸透により、働き方に幅が出たことは言うまでもありません。
テキストの場合
やり取りのエビデンスをしっかりと残せることが、大きなメリットです。
チャット形式であれば、ちょっとした確認や雑談を交わしやすいのも魅力。
資料などのデータも、ツール上で簡単に共有できます。
音声の場合
音声でのコミュニケーションは、スピーディーにやり取りできるのが良い点です。
やむを得ず早急な連絡が必要な場合は、チャットやメールよりも、即時に連絡が取れる電話・通話アプリを活用するのが良いでしょう。
映像の場合
映像によるやり取りは、オンラインコミュニケーションの中で一番多くの情報を共有できます。
画面越しではありますが、表情を確認しながらの会話ができるため、対面によるコミュニケーションに最も近いといえます。
【デメリット】
続いて、デメリットも確認していきましょう。
テキストの場合
対面であれば、声色で相手の感情をある程度理解できたり、自分の思いを表情に乗せたりできますが、テキストベースでのやり取りではそれが叶いません。
そのため、会話に温度差や齟齬が生じてしまう可能性があります。
また、コミュニケーションに時間を要してしまうこともマイナス要素の一つです。
音声の場合
視覚で情報を伝えられない分、言葉選びや説明がとても重要になってきます。
やり取りの履歴を残しにくく、言った言わないのトラブルになる、ということも。
共有漏れが起こる可能性も高くなります。
映像の場合
通信環境や機材の影響により、音声の途切れやタイムラグが生まれ、会話のテンポが乱れてしまうことがあります。
また、対面と比べると、どうしても細かな表情や雰囲気が掴みづらいのも難点です。
結論、オンラインは対面でのやり取りと比べると、どうしてもコミュニケーションに手間取ってしまうことが共通のデメリットと言えるでしょう。
オンラインコミュニケーションに苦手意識を持つ人が多い理由
利便性の高いオンラインコミュニケーションですが、上記デメリットの理由から「やり取りが難しい」といった苦手意識を持つ方は少なくありません。
会話のスピード感や相手の反応の見えづらさから、対面の方がやりやすい、と考える人は大勢います。
そういった方々は、この「やりづらさ」に、焦りや不安を感じてしまうのです。
ITツールそのものに苦手意識を抱えている人もいるでしょう。
では、オンラインコミュニケーションにおける「コツ」はあるのでしょうか。
オンラインコミュニケーションのポイント
オンラインコミュニケーションに対して苦手意識を持つ方向けに、押さえておくべきポイントを紹介します。
テキストコミュニケーションの場合
口頭でのやり取りよりに比べ、感情が伝わりづらいため、「！」や「？」などの記号や絵文字を使うと、文章がやわらかく、感情を伝えやすくなります。
また、チャットの文頭やメールの件名に、「至急」「お手すきの際に」などを記載することで、急ぎの用件かそうでないかの区別をつけるのもよいでしょう。
音声コミュニケーションの場合
電話でのやり取りは、情報を正確に伝えること・理解することが大切です。
「結論から伝える」「大事な部分は復唱する」「メモをとる」などのビジネスの基本ができていればスムーズに会話できるでしょう。
また、発音が似ている単語は言いかえたり、説明を付け加えたりするなど、ちょっとした工夫をすれば、コミュニケーションエラーを防ぐことができます。
映像コミュニケーションの場合
WEB会議ツールを活用しての映像コミュニケーションは、対面でのやり取りとそう変わりません。
しかし、周辺の環境や通信状況、マイク・スピーカーの性能などによって、自分の声が相手に届きづらい場合も。
なるべくはっきりと発音するようにし、話す速度も速くなりすぎないよう、配慮すると良いでしょう。
まとめ
この数年でがらりと変わったワークスタイルは、完全にもとに戻ることはありません。
今後のビジネスコミュニケーションは、オンライン・オフラインを使い分けていくことになるでしょう。
「オフラインの方がやり取りしやすい」「オンラインの方が気が楽」など、人によって感じ方はさまざまです。
ただ、どのコミュニケーション手段も、意見や情報を明確に伝えること、そして相手の伝えたいことをくみ取ることが大切ということに変わりはありません。
オンラインコミュニケーションのコツを掴み、オンライン・オフラインに関わらず、気持ちよくやり取りができるように努めていきましょう。
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