onboard 導入事例｜大山乳業農業協同組合様
CASE1：大山乳業農業協同組合 様
『onboardとkintoneの連携が作業効率アップのカギ』
| 業種 | 乳製品製造業 |
| 利用規模 | 10人 |
| 利用用途 | 酪農ヘルパー業務の日報のデータ化 |
| 企業Webサイト | https://dainyu.or.jp/ |
| 掲載日 | 2023.10.25 |
大山乳業農業協同組合（以降、大山乳業）は1946年に鳥取県の酪農家で組織した専門農協（酪農専業の農業協同組合）です。県内では、学校給食でおなじみの主力ブランド「白バラ」の牛乳、乳製品、アイスクリームや菓子等の製造・販売を行っています。「農協」であり「乳業メーカー」でもある大山乳業では、近年ICT化による業務改善に積極的に取り組んでいます。酪農業界ならではの「onboard」活用法について、酪農指導部次長の今吉様にお話を伺いました。
大山乳業農業協同組合
酪農指導部 指導次長 今吉 正登 様
酪農現場での指導歴33年。
酪農家さんに対して、生乳生産や乳質改善といった経営向上のためのサポートを行っている。
趣味はゴルフ、ランニング。
onboardで酪農ヘルパー業務の日報をデータ化したい
―― onboardにお問い合わせいただいた経緯について、教えてください。
私たちは酪農ヘルパーという事業を展開しています。酪農ヘルパーを派遣して、酪農家さんに休日を取ってもらうという事業なのですが、派遣した際には日報を提出してもらっています。
日報はデータ化して管理しているため、なるべく早めに提出してほしいのですが、勤務時間も不定期で直行直帰が多い仕事のため、提出の締切日にまとめて提出されてしまい、担当者にかなりの負担がかかってしまうという課題を抱えていました。
そんなときに、『全酪新報※』で酪農とちぎさんがonboardを使われている記事を見つけて、これならデータ化する負担が軽減できるのではと考えました。
※全酪新報：一般社団法人全国酪農協会が発行している、酪農専門の新聞
全酪新報で掲載された酪農とちぎ様での導入レポートはこちら >
私は過去に全酪新報でコラムを連載していたので、すぐに全酪新報の知り合いに連絡して情報を集め、その後に電巧社さんに直接メールで連絡を取って、製品のご説明をしていただきました。
誰も取り残さないDXが重要
―― 大山乳業では積極的にDXを進められているのでしょうか？
そうですね。現在私は業務改善チームに所属しており、IoTやICTなどのデジタル技術で日頃の業務改善するプロジェクトの一環で、各部署の問題解決に取り組んでいます。もちろん、今の技術を積極的に取り入れたいとは思っているのですが、あまり先に行かないことも重要なのかなと思っています。
今は、技術が発達して様々なことが簡単にできて便利になりました。スマホもそのひとつですが、万人がその技術が使いこなせるわけではありません。まだ折りたたみ携帯を使っている人も結構います。
どんなに便利な最新技術を導入しても、そういう方達に対するフォローがなければ、使われずに終わってしまって意味がありません。本当に重要なのは誰も取り残さないDXだと考えています。
onboardはそういった条件を満たしており、導入を検討する価値があると判断しました。
onboard導入の決め手は使いやすさとランニングコスト
――ずばりonboard導入の決め手は、何だったのでしょうか？
電巧社の営業担当さんが真面目だったからですね！（笑）
……というのは冗談で、紙で書く運用スタイルを活かしながら、パパッとデータ化できるonboardが実用的だと感じたからです。
以前、他社のAI-OCRも試してみましたが、認識精度が高くても誤認識はなくならないため、見返して修正するのが手間でした。ランニングコストも高かったです。onboardは使いやすさもありますが、非常にコストが低いことも魅力的でしたので、導入することにしました。
ただ、そのままの運用では難しかったため、onboard導入に合わせていくつか仕様を変更しました。
一つは、以前の帳票より数字で記入する箇所を増やしたことです。
いくら認識精度の高いonboardでも、書いた文字が崩れていれば、誤認識してしまいます。ですから、より認識しやすい数字で記入するようにしました。例えばヘルパーさんに個人コードを記入してもらい、それを読み取ることで、データーベースから氏名などが自動で入力されるようにして、チェックや修正の負担が軽減しました。
もう一つは、kintoneとの連携です。
kintoneとの連携が大幅な作業効率アップのカギ
――kintoneはonboardの導入前から使っていたそうですね。
そうです。kintoneを導入してから事業のスピード感が変わりましたね。
例えば酪農ヘルパー事業を行っている「鳥取県酪農ヘルパー事業組合」では、稟議に紙を使用していたのですが、役員の出張が多いため、稟議決済が山のように溜まっていました。kintoneを使って電子稟議に切り替えたことで、稟議決裁がものすごく早くなりました。
今は稟議だけではなく、出張関係の精算とか、備品の購入などもkintoneで作ったアプリケーションで決済できるようになり、業務効率が大幅に向上しています。導入して1～2年ですが、今ではないのが考えられないし、なかったときには戻れないですね。
―― onboardとkintone連携に関しては、導入前からご存知でしたか？
実は、onboardを問い合わせた後で知りました。 説明を聞いて、これならもっと便利に使えるかもしれないと思いました。例えばonboardでデータ化した帳票データは、onboard cloudに保存されますが、保存期間は1ヶ月しかありません。長期で保存したい場合はPCなどにダウンロードする必要があります。
また、どのデータをダウンロードしたのかクラウド上では分からないなど、些細な手間が気になりました。kintoneを使えば、システム側でダウンロード済みデータを除いて、未入力データだけを追加するように組めるので、担当者の負担が少なくてすみます。他にもkintoneで色々なシステム改修を行っており、この連携があったからこそ、作業効率の大幅な向上ができたのではないかと思っています。
データ入力作業が1～2日→15分に。メンタルの負担も減
――データ入力の実際の作業量はどう変わりましたか？
導入前は、日報の締切日が近くなると残業が毎日2～3時間、トータルで1～2日掛かっていたところを、現在は15分ほどに短縮できました。
以前は日報のデータを入力する際、就業時間が8時間を超えた場合に残業が発生するとか、朝5時より前に出勤しているから早朝手当がつくとか、そういったことを担当者が判断しつつ入力するので、ものすごく時間が掛かっていました。この作業が非常に煩雑で、入力ミスも発生していたため、ヘルパーさんから給料が違うというクレームがよくきていましたね（苦笑）。そして何より、残業や手当について一定の知識がないとデータ入力できないため、後任に実務を引き継ぐことが難しかったです。
そこでonboardを導入するタイミングで、データ入力だけでなく、システム側で残業や手当を自動計算できるように改修しました。規則を設定すれば、結構簡単に計算できます。ここまで改修したから、15分まで短縮できたのだと思っています。
onboard導入後の作業の流れ
さらに、作業時間だけでなく、担当者のメンタル面での負担が減ったことも大きかったです。残業することもなく、何よりミスが減ったので、担当者もかなり喜んでいます。現在の担当者が12月から産休に入るのですが、システムの運営が軌道に乗った今ならスムーズに引き継ぐことができるので、タイミングもよかったなと思いました。
―― onboard導入から1カ月ほどで運用しており、かなりスピーディに感じました。
こういうものはゆっくり進めると、面倒臭くなってやらなくなってしまいますから（笑）。プログラム改修も含めて1カ月の期間を設定し、担当者に集中して導入してもらいました。
―― ヘルパーさんはどのようにonboardを使用されているのでしょうか？
onboardは手軽に持ち運びができるのが利点だと思うのですが、牧場での作業では手が汚れたり、濡れてしまったりするため、今までどおり現場でメモを取り、終業後に車内や自宅などで書き写すというスタイルになっているようです。
ただ、onboard導入後は、締切日にまとめて提出していた人達が日々出すように変わったというのが、すごい進歩だなと思っています。
酪農家さんからいただく料金には、お世話した牛の頭数などが関わってくるのですが、メモ書きだけだと、日にちが経って忘れてしまうということが多かったので、すぐに出してもらえるとそういったミスが減るのでいいですね。またonboard cloud上で日報がアップされているか確認できるので、もしなければ催促できるようになり、双方にメリットが生まれていますね。
今後は工場に水平展開したい
―― 最後にonboardを使った今後の展望をお聞かせください。
こういったデジタル技術を繋いでいくためには、教育が大事だと思っています。私がいないと使えないのでは意味がないので、来年入ってくる人達にもしっかりonboardの使い方を教えて、誰もが使えるようにしておきたいと考えています。
この業界はデジタル技術がまだまだ普及していないところがあるので、onboardを使って様々な箇所でデジタル化を進めていきたいとも思っています。
手始めに工場への水平展開ですね。ただ酪農ヘルパー事業のときと違い、チェック時間やチェック項目の種類などが違うため、運用面でまだまだ検討が必要になりそうです。
1営業日以内にお返事いたします。首都圏は実物を持ってお伺いいたします
